AI-toepassingen, zoals Copilot zijn niet meer weg te denken bij dagelijkse werkzaamheden. Ze helpen bij het schrijven van teksten, het analyseren van data en het stroomlijnen van processen. Maar weet jij eigenlijk welke AI-tools jouw medewerkers precies gebruiken? Waarom dit een belangrijke eerste vraag is leggen we graag uit.

Ongecontroleerde AI is als shadow IT

Als je hier niet actief op stuurt, loopt je organisatie grote risico’s. Medewerkers die "even snel" een handige AI-tool downloaden of een browserextensie installeren, kunnen onbewust de deur openzetten voor datalekken, compliance-issues of cyberaanvallen. Wat je dan feitelijk ziet gebeuren, is een moderne vorm van shadow IT: het gebruik van niet-goedgekeurde software, buiten het zicht van de IT-afdeling. Het gebeurt eerder dan je denkt, onbetrouwbare AI-applicaties zijn razendsnel te downloaden.

‍

‍

Een concreet voorbeeld

Een medewerker uploadt interne documenten naar een gratis AI-tekstgenerator om een rapport te laten schrijven. Onbedoeld worden gevoelige bedrijfsgegevens verwerkt door servers in onbekende landen, zonder duidelijke afspraken over beveiliging of gegevensverwerking. Het kan zomaar gebeuren.

‍

Van controleverlies naar beheersbaarheid van data

Het beschreven voorbeeld maakt duidelijk hoe belangrijk het is om allereerst grip te houden op je bedrijfsdata: er moet intern een AI-beleid worden opgesteld, net zoals er (als het goed is) een security beleid bestaat. Dat is belangrijk om te voorkomen dat werknemers bijvoorbeeld op thuiswerkplekken AI-tooling downloaden die grote risico’s met zich meebrengen.

Een goed AI-beleid, waarin alleen de wenselijke AI-tooling in benoemd worden, legt de basis om veilig en verantwoord van AI te profiteren. Vervolgens draait het om de beheersbaarheid van data, waarbij onderwerpen zoals dataclassificatie, dataretentie en data governance essentieel zijn om controle te houden en risico’s te beperken:

Dataclassificatie

Door je data te classificeren, bijvoorbeeld met labels voor gevoeligheid of vertrouwelijkheid, kun je beter bepalen welke informatie veilig gedeeld mag worden en welke absoluut beschermd moet blijven. Dit helpt niet alleen bij het voorkomen van datalekken, maar ook om binnen jouw sector compliant te zijn.

Dataretentie

Zonder heldere retentie-afspraken (bewaartermijnen) ontstaat er een wildgroei aan opgeslagen gegevens, wat niet alleen onoverzichtelijk wordt, maar ook risico’s vergroot. Je wilt bijvoorbeeld niet dat een (toekomstige) AI-agent van de klantenserviceafdeling ermee gaat werken, want dan ontvangen je klanten foutieve geautomatiseerde antwoorden.

Data governance

Hierbij gaat het om duidelijke procedures, verantwoordelijkheden en toegangsrechten. Ze zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde mensen bij de juiste data kunnen. Zeker wanneer medewerkers AI-tools gebruiken om data te verwerken of analyseren, moet de onderliggende infrastructuur betrouwbaar zijn zodat de integriteit van je informatie behouden blijft.

‍

Kortom:

Alleen met een professioneel AI-beleid, weten medewerkers wat ze mogen gebruiken. Daarna helpen duidelijke kaders en actief datamanagement om verantwoord te profiteren van de kracht van AI. We helpen er graag bij, onder andere met behulp van Microsoft Fabric.

Neem contact met ons op of lees meer over Microsoft Fabric in deze blog.

‍